جلسه نشست کمیته تخصصی اسناد با حضور معاون وکارشناسان حوزه وزارتی برگزار گردید
به گزارش روابط عمومی دانشگاه جلسه کمیته اسناد با حضور معاون وکارشناسان حوزه وزارتی در سالن کنفرانس حوزه ریاست برگزار شد
فوزیه درخشان نیا معاون حوزه وزارتی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی در این نشست ، وجود برنامه‌ای منظم و مورد استفاده را برای نگهداری اسناد و مدارک در دانشگاههای علوم پزشکی و مراکز پزشکی ضروری دانسته و گفت: باید اوراق از زمان تولید تا بایگانی، حفاظت و حراست شوند که خوشبختانه اقدامات آذربایجان شرقی در این زمینه قابل تقدیر است واین امر در سایه زحمات دکتر حجت زرین زاد وکارشناسان واحد اسناد بعمل آمده است.
فوزیه درخشان نیا تاکید کرد: به دلیل اهمیت و ارزش یابی اسناد، این بخش در ساختار تشکیلاتی وزارت لحاظ شده است و تمام کارشناسان اسناد زیر نظر مستقیم رئیس فعالیت می‌کنند.
وی ادامه داد: برای بررسی مدارک بیماری‌ها، کمیته‌های تخصصی تشکیل و موضوعات در آن بررسی می‌شوند و هم‌چنین گارگاه‌های آموزشی در این حوزه برای افراد و گروه‌های مرتبط برگزار می‌شود.
ایشان با بیان این‌که حوزه‌ی اسناد تنها بخشی است که با تمام معاونت‌ها درگیر است، افزود:  به دلیل اهمیت موضوع همایشی با حضور جمعی از روسای دانشگاه‌های سراسر کشور در آینده نزدیک برگزار خواهد شد وتمامی مشکلات وراهکارهای آن مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
دکتر طاهر اقدم قائم مقام رئیس دانشگاه ومعاون امور اجتماعی علوم پزشکی تبریز در نشست کمیته تخصصی اسناد با حضور و تاکید بر اهمیت نگهداری و حفظ درست اسناد و پرونده‌های پزشکی، گفت: امروزه بیشتر امور از طریق اتوماسیون اداری انجام می‌شود و به دلیل اهمیت حفظ مسائل امنیتی و جلوگیری از ورود هکرها، هر دو هفته یکبار کمیته‌ی امنیت IT با حضور جمعی از متخصصان و کارشناسان برگزار می‌شود.
دکتر علی اکبر طاهری اقدم با اشاره به رصد مراکز سلامت و اورژانس‌ها از طریق دوربین مدار بسته، یاد آور شد: علاوه بر این‌، ضبط مکالمات تماس‌های تلفنی متقاضیان نیز جزو اسناد و مدارک محسوب می‌شود  و در کل برای پاسخگویی در محکمه باید مدارک و اسناد پزشکی جدی گرفته شود.
وی در بخشی دیگر از سخنان خود با بیان این‌که برای جمع‌آوری تاریخ دانشگاه علوم پزشکی و تدوین تاریخچه نیاز به اسناد و مدارک معتبر است، افرود: حتی می‌توان با درج اطلاعات مختصر تاریخی در محل ورودی بناها، مسئولان و مراجعه‌کنندگان را بیش از بیش در جریان امور قرار داد.
 
دکتر زرین زاد کارشناس امور اسناد دانشگاه علوم پزشکی تبریز، نیز در این نشست با تاکید بر این‌که نگهداری سند از جنبه‌های مختلف اهمیت دارد، گفت: با هدف تشویق بیشتر همکاران در سال‌های گذشته مسابقات اسنادی برگزار می‌شد که استقبال خوبی از سوی همکاران شد و البته به نظر ایشان ایجاد تعامل بین گروه‌های فعال در این حوزه و حمایت از آنان، در ایجاد انگیزه کارشناسان موثر خواهد بود
 
دکتر زرین زاد در ادامه با اشاره به مشکلات مدت زمان نگهداری اسناد، یاد آور شد: برخی اسناد از سال 83 وارد چرخه‌ی اسناد دیجیتالی شده‌اند و الان معلوم نیست که بعد از دیجیتالی شدن چه مدت باید خود اسناد نگهداری و حفظ شوند.
وی در خصوص درخواست امحاء اسناد  بیمارستان‌ها، بیان کرد: بعد از اعلام از طریق معاونت درمان، اسناد امحاء می‌شوند که در کل ما مشکلی برای امحاء نداریم و در ابتدای کار  باید لیست اسناد قابل امحاء را به واحد اسناد دانشگاه تحویل دهند.
وی همچنین تشکیل بانک اطلاعاتی و اتاق فکر را در حوزه‌ی نگهداری اسناد ضروری دانسته و گفت: وجود چنین بانک‌های اطلاعاتی و دسته‌بندی اسناد باعث می‌شود که روسا و مدیران قبل از آغاز فعالیت خود در یک اداره و دستگاه، با کلیات کار و پیشنیه‌ی محل فعالیت بیشتر آشنایی داشته باشند واین کار در پیشبرد اهداف سازمانی کاملا مشهود خواهد بود.
رشید یزدانی کارشناس اسناد ومدارک پزشکی معاونت درمان نیز در این نشست با بیان این‌که ساختمان برخی از بیمارستان‌ها و مراکز پزشکی در استان قدیمی بوده ، گفت: این گونه بناها بر اساس نیاز و استاندارد آن ساخته شده‌اند و امروزه جوابگوی تراکم زیاد پرونده‌ها و بایگانی آن‌ها نیستند که این امر نیاز به بخشنامه و دستورالعمل جدید برای نگهداری این گونه اسناد از سوی وزارت ومسئولین مربوطه را می طلبد.
وی ادامه داد: هم‌چنین ضروری است که مقررات و بخشنامه‌هایی برای  نگهداری اسناد در بیمارستان‌های آزاد، خصوصی و نظامی صادر و یکسان‌سازی شیوه‌های آن نیز صادر شود.
محمود مونسی، کارشناس اسناد دانشگاه علوم پزشکی در این نشست به تقویت جایگاه نگهداری اسناد تاکید کرد و گفت: افرادی هستند که به منظور نگهداری هرچه بهتر اسناد نرم افزارهایی را طراحی می‌کنند که ایجاد انگیزه و حمایت آنان ضروری است.
مهندس شمیزی کارشناس IT  بیان نمود گاهی مشاهده می‌شود اطلاعات به شیوه‌های متفاوت در سامانه‌ها ذخیره می‌شوند و این خود مشکلات متعددی را به دنبال دارد که باید اطلاعات به طور یکپارچه و یکسان ذخیره شود ودر این خصوص وبرای رفع این مشکل آمادگی واحد IT را اعلام کرد
درجلسه‌ی کمیته تخصصی اسناد، کارشناسان اسناد وزارتی زهرا عسگری ولاله عسگر نیا به همراه معاون و کارشناسان اسناد دانشگاه علوم پزشکی تبریز رقیه قاسمپور ومحمود مونسی به همراه دکتر زرین زاد حضور داشتند و در خصوص امر بهینه سازی وبایگانی وامحاء اسناد به بحث وبررسی وتبادل اطلاعات پرداختند ودراین اثنا خیلی از نقاط مبهم در مورد امحاء ، بایگانی ، روش یکسان سازی ، وبایگانی الکترونیکی و... برای همکاران روشن ومبرهن گردید